Sebelum sistem BKK Kabupaten Madiun dibangun, pendaftaran beasiswa mahasiswa bergantung sepenuhnya pada kombinasi Google Form dan rekapitulasi Google Sheets.
Di atas kertas alur ini terlihat murah dan cepat, namun saat ribuan mahasiswa mengunggah berkas sertifikat, transkrip nilai, dan surat keterangan secara bersamaan, muncul kendala operasional yang masif.
1. Masalah Utama pada Alur Manual Spreadsheet
- Berkas Tidak Terstruktur: Link Google Drive sering kali privat, format file acak (PNG, DOCX, ZIP), dan sulit dibuka secara cepat oleh tim verifikator.
- Risiko Manipulasi & Duplikasi: Tidak ada validasi instan untuk NIK atau NIM ganda, sehingga rentan pendaftar mendaftar berkali-kali di kategori berbeda.
- Proses Penilaian Lambat: Tim seleksi harus menyalin skor dan bobot kriteria secara manual di rumus spreadsheet yang rawan terhapus atau tertimpa (human-error).
2. Solusi: Dashboard Admin Berbasis Filament PHP
Dengan memanfaatkan ekosistem Laravel dan Filament PHP, kami merancang portal seleksi beasiswa yang berfokus pada kecepatan kerja verifikator:
- In-App Document Preview: Verifikator dapat melihat dokumen PDF atau foto KTP langsung di panel admin tanpa perlu mengunduh file ke komputer lokal.
- One-Click Actions & Revision Notes: Tombol cepat untuk Approve, Reject, atau Minta Revisi yang langsung mengirimkan notifikasi status ke akun mahasiswa.
- Role Scoping dengan Spatie RBAC: Tim verifikator hanya memiliki akses ke kategori beasiswa yang ditugaskan kepada mereka (misal: verifikator prestasi non-akademik tidak bisa melihat berkas beasiswa kedokteran).
3. Otomasi Scoring & Perangkingan
Kalkulasi skor kelulusan diotomatisasi di level database service:
- Normalisasi nilai IPK berdasarkan akreditasi universitas.
- Perhitungan kuota alokasi penerima per kecamatan agar penyaluran beasiswa merata.
- Menghasilkan laporan berita acara kelulusan otomatis dalam format PDF siap cetak.
Transformasi ini berhasil memangkas waktu proses verifikasi dari 3-4 minggu menjadi hanya 4-5 hari kerja dengan tingkat akurasi 100%.